Lettera commerciale
Cos'è una lettera commerciale?
La corrispondenza tra gli imprenditori e i loro clienti, fornitori o fornitori di servizi avviene tramite lettere commerciali, che possono raggiungere il loro destinatario per posta o elettronicamente, per esempio come e-mail o PDF. Il mittente di una tale lettera è sempre un'azienda. Il destinatario può essere un'azienda, un'istituzione o una persona privata. Una lettera commerciale è usata per preparare, eseguire, concludere o cancellare una specifica transazione commerciale.
Quali sono i diversi tipi di lettere commerciali?
| Richiesta | Una richiesta è sempre non vincolante. Serve per ottenere informazioni su prodotti e servizi. - Una richiesta generale si riferisce a cataloghi o listini, per esempio. - Una richiesta speciale si concentra su prodotti o servizi specifici. Si richiedono le proprietà specifiche, i prezzi e le condizioni. |
| Offerta |
- Un'offerta è una dichiarazione vincolante di intenzione di fornire o eseguire prodotti o servizi specifici a prezzi e condizioni specifiche. - Una richiesta di informazioni è il modello di un'offerta richiesta. Questo include anche i termini e le condizioni generali e, nel caso di richieste speciali, i termini specifici di consegna e pagamento. Non dovrebbe mancare un ringraziamento per l'interesse. - Un'offerta non richiesta è una forma di marketing diretto e di solito prende la forma di una lettera di vendita. Un modello può aiutare con la formulazione sofisticata. |
| Ordine o ordine di acquisto |
Con un ordine o un ordine di acquisto, si accetta un'offerta e si conclude così il contratto di acquisto.
È anche possibile cambiare i termini dell'offerta.
Il contratto è concluso solo quando il partner commerciale accetta le modifiche. - Un ordine si riferisce ai servizi. - Un ordine di acquisto si riferisce a delle merci. |
| Conferma d'ordine | Da un punto di vista legale, una conferma d'ordine è necessaria solo se il cliente ha cambiato l'offerta. Ma anche in tutti gli altri casi, un riepilogo dei beni o servizi richiesti può evitare malintesi. Il modello per questo è l'ordine o l'ordine di acquisto. |
| Bolla di consegna | Anche se le bolle di consegna contengono principalmente liste di merci consegnate, sono anche considerate lettere commerciali e devono quindi contenere tutte le informazioni obbligatorie. |
| Fattura | Alle fatture si applicano speciali requisiti formali. Sia le fatture in entrata che quelle in uscita sono documenti importanti per la contabilità. Anche il diritto fiscale gioca un ruolo nel design e nella conservazione delle fatture. Si raccomanda l'uso di un modello per la corretta preparazione delle fatture. |
| Promemoria | Il promemoria ricorda al debitore inadempiente il suo obbligo. La procedura abituale è quella di inviare un primo sollecito di pagamento e due ulteriori solleciti prima di intraprendere un'azione legale. |
| Dichiarazione provvisoria | Nel caso di consegne e servizi che richiedono molto tempo, un avviso provvisorio può informare sullo stato delle cose. Anche se le scadenze non possono essere rispettate, è opportuno informare il cliente in tempo utile e chiedere comprensione. |
| Elaborazione dei riclami | Rispondere a un reclamo o a una lamentela richiede molto tatto. È importante prendere sul serio il cliente, scusarsi e offrire soluzioni. |
Quali periodi di conservazione si applicano a una lettera commerciale?
Secondo il diritto commerciale e fiscale, all’archiviazione delle lettere commerciali si applicano alcune norme. Un imprenditore deve conservare sia le lettere ricevute dai partner commerciali che le copie della posta in uscita per sei anni. Il periodo inizia con la fine del rispettivo anno civile.
Come è strutturata una lettera commerciale?
Le informazioni obbligatorie che una lettera commerciale deve contenere sono derivate dal Codice Commerciale. Quali informazioni obbligatorie sono richieste in ogni caso dipende dalla forma giuridica. Per le imprese individuali e le società di diritto civile senza un’iscrizione nel registro commerciale, non ci sono regolamenti nel codice commerciale o nella legge sulla regolamentazione del commercio sulle informazioni obbligatorie sulle lettere commerciali. Tuttavia, a seconda del settore, gli obblighi possono derivare da altri regolamenti giuridicamente vincolanti. Pertanto, e anche nell’interesse dell’orientamento al cliente, è consigliabile includere almeno nome e cognome e un indirizzo. Le fatture sono soggette a regolamenti speciali derivanti dalla legge fiscale. In sintesi, in una lettera commerciale non possono mancare le seguenti informazioni:
- Ragione sociale / nome e cognome
- Partita IVA / codice fiscale
- Sede centrale dell’azienda (Inidrizzo)
- Numero di telefono, fax e c/c postale
- Numero di registrazione presso la camera di commercio, Industria, Artigianato e Agricoltura (C.C.I.A.A.)
- Numero di iscrizione nel registro delle imprese
- Capitale sociale (solo per società di capitali)
- Data
- Firma
Le lettere commerciali di una Srl devono contenere il nome e il cognome di tutti gli amministratori delegati e dei loro sostituti.
Suggerimenti per la progettazione secondo la norma DIN 5008
La norma DIN 5008 raccomanda diverse regole di design per la strutturazione di una lettera commerciale. Un modello corretto aiuta la conformità. La DIN 5008 non è legalmente vincolante, ma il rispetto di questa norma è favorevole al destinatario e fa sembrare la lettera professionale. Una lettera DIN A4 in formato verticale ha un margine superiore di 4,5 centimetri. Tuttavia, in questa zona se necessario possono essere messi già sulla carta intestata o su un modello anche il logo dell’azienda o uno slogan adatto.
Il margine sinistro è largo 2,5 centimetri e il margine destro almeno un centimetro. La dimensione del carattere è idealmente 12. Undici è anche possibile se il testo è un po’ più lungo e quindi starebbe ancora in una pagina. Non ci sono regole per un font particolare. Arial o Times New Roman sono i più comuni. Un modello con le impostazioni appropriate facilita il lavoro.
L’intestazione
Ci sono vari dettagli da considerare quando si crea l’intestazione. Per questo usare un modello può essere molto utile. Secondo la DIN 5008, il mittente va posto sotto la striscia di margine largo superiore (parte con il logo) a sinistra. Questo è scritto su una riga in un carattere di 8. Questo è seguito dal campo dell’indirizzo, dove tre righe con un carattere di otto punti sono previste per le note postali, come “Posta raccomandata” o “Confidenziale “. La norma DIN 5008 stabilisce che un’annotazione su due righe inizia sulla seconda riga e un’annotazione su una riga sulla terza. Se non sono previste le note postale, queste tre righe rimangono vuote. Questo è seguito da un massimo di sei righe con carattere da dieci a dodici punti per l’indirizzo del destinatario. Questi includono:
- Nome dell’azienda
- Dipartimento
- Destinatario
- Via e numero civico o numero della casella postale
- Codice postale e città
– Se la lettera è confidenziale e deve essere aperta personalmente dal destinatario, il nome del destinatario deve apparire sopra il nome della società.
– Se la lettera deve essere inviata in una busta lunga DIN con finestra, l’intero campo dell’indirizzo non deve essere più alto di quattro centimetri e largo 8,5 centimetri.
In un modello, per esempio per Word, è possibile creare linee che rispettano lo standard DIN in modo da non dover sempre creare una nuova intestazione. I modelli corrispondenti sono anche disponibili per il download.
Il testo della lettera – consigli sulla forma
L’oggetto: deve essere posto due righe sotto i dati di riferimento e di comunicazione. Questo riassume brevemente il contenuto della lettera d’affari. L’oggetto non dovrebbe essere più lungo di due righe. È consuetudine enfatizzare la riga dell’oggetto con una stampa in grassetto o un carattere più grande. Questo permette al destinatario di riconoscere immediatamente il motivo della lettera.
Il saluto: segue due righe sotto l’oggetto. Solo se non si conosce il nome della persona specifica da contattare è appropriata la formulazione neutra “Gentile signora o signore”. A seconda del settore e della familiarità, è possibile anche un saluto informale come “Buongiorno, cara signora…” o “Salve, signor…”. C’è una linea bianca tra il saluto e il primo paragrafo della lettera.
Contenuto: la prima frase inizia in piccolo, perché continua il saluto. Le prime righe spiegano brevemente e in un linguaggio chiaro il motivo della lettera. I paragrafi successivi, ognuno separato da una riga vuota, spiegano la richiesta in modo più dettagliato e danno tutte le informazioni necessarie. La lunghezza e il numero di paragrafi dovrebbero essere basati sul contenuto. È possibile evidenziare, ad esempio con il grassetto. L’ultimo paragrafo si riferisce spesso alle aspettative future. Può contenere una richiesta o un invito al destinatario, ma anche un ringraziamento.
Concludere correttamente una lettera commerciale
- La formula di chiusura “Cordiali saluti /Distinti saluti” è molto comune. A seconda del settore e del grado di familiarità, sono possibili anche delle varianti.
- La firma va solitamente a destra rispetto alla formula di chiusura.
- Se il nome è scritto nell’intestazione, non deve necessariamente essere riportato di nuovo sotto.
- La firma può essere seguita da un poscritto, per esempio se vuoi sottolineare qualcosa di speciale oltre al testo della lettera. Questa nota non dovrebbe essere più lunga di due righe. Questo è seguito da una lista di eventuali allegati.
- Oltre alle informazioni obbligatorie già menzionate, la sezione a piè di pagina include conto bancario, partita IVA e i dettagli di contatto come i numeri di telefono, gli indirizzi e-mail o il sito web.
Dato che su ogni lettera commerciale appaiono questi dettagli, così come il logo nell’intestazione, ha senso usare un modello corrispondente. Anche i segni di piegatura e perforazione possono essere stampati nei posti giusti. I segni di piegatura aiutano a piegare la lettera in modo che entri in una busta.
Modelli di lettera commerciale
Scrivere lettere commerciali è un compito importante e impegnativo, ma anche dispendioso in termini di tempo. Le informazioni obbligatorie, i dati commerciali e di comunicazione e il logo dell’azienda appaiono su ogni lettera commerciale. Pertanto, ha senso usare dei modelli che possono essere creati con Word o un altro elaboratore di testi.
I nostri modelli gratuiti ti aiutano a scrivere lettere commerciali professionali. Naturalmente, scaricare i nostri campioni, modelli e moduli di testo non sostituisce la formulazione orientata al cliente di lettere commerciali efficaci, ma offrono aiuto e suggerimenti e aiutano a risparmiare molto tempo nel lavoro quotidiano: basterà scaricare i seguenti modelli di lettere commerciali nel formato desiderato e adattarli a piacere.
Modello di lettera commerciale “Ringraziamenti”
- Modello lettera commerciale “ringraziamenti” (word)
- Modello lettera commerciale “ringraziamenti” (.pdf)
Modello di lettera commerciale “Annullamento ordine”
| © 2023 weclapp |