Workflow
Cos'è il workflow?
Un workflow (in italiano flusso di lavoro) è generalmente una sequenza definita di passaggi per produrre risultati. Nel contesto informatico, il workflow è l'automazione di un processo aziendale. In questo processo, documenti, informazioni e compiti vengono passati da un operatore all'altro in base a regole definite.
Qual è la differenza tra workflow e processo?
I termini flusso di lavoro e processo o processo aziendale sono spesso usati come sinonimi. Tuttavia, ciò non è corretto. Un processo aziendale ha un carattere organizzativo, mentre gli aspetti legati all’IT svolgono un ruolo anche in un workflow. La seguente panoramica mette a confronto le caratteristiche dei workflows e dei processi:
| Caratteristiche workflow | Caratteristiche processo aziendale |
|---|---|
| Determina chi deve fare cosa e quando, in modo che un processo aziendale possa essere completato. | Ha un tempo di inizio e di fine |
| Regolamenta la diffusione e l'archiviazione di informazioni e documenti. | Fornisce un risultato definito |
| Definisce il tipo e la sequenza delle fasi di lavoro | Include varie attività e responsabilità |
| Definisce le dipendenze | Ha un carattere organizzativo-aziendale |
| Descrive gli strumenti tecnici utilizzati per l'esecuzione del processo. | Interessa una o più unità organizzative (dipartimenti) dell'azienda |
| Automatizza un processo aziendale | |
| Si estende su uno o più sistemi |
Che cos’è la gestione del workflow?
Il termine workflow management descrive il supporto informatico per l’automazione dei processi aziendali. Di conseguenza, il software di gestione dei flussi di lavoro viene utilizzato per mappare, avviare, controllare e monitorare i processi.
Cosa significa flusso di lavoro in italiano?
La parola inglese workflow è composta da due componenti:
- Work = lavoro
- Flow = flusso
La traduzione letterale, ma anche di uso comune è quindi flusso di lavoro.
Come è strutturato un workflow?
Un flusso di lavoro classico ha diversi componenti. Prima di tutto, si tratta di un trigger, cioè di un innesco. La controparte di questo è l’endpoint. In mezzo, c’è un numero qualsiasi di singoli passaggi che possono essere eseguiti simultaneamente o uno dopo l’altro. Inoltre, un workflow definisce cosa succede quando una certa attività viene completata o meno. Un flusso di lavoro assegna anche le attività a diversi partecipanti. Questi partecipanti possono essere non solo i dipendenti, ma anche un sistema.
Inoltre, un workflow ha una struttura documentale che viene resa disponibile a livello centrale a tutti gli operatori. In questo modo, un flusso di lavoro rende disponibili tutti i documenti, le informazioni e i sistemi esattamente quando sono necessari per completare l’attività corrente.
Come si visualizzano i flussi di lavoro?
I flussi di lavoro possono essere molto complessi. Per poterli gestire in modo professionale, è quindi necessario visualizzarli. Ciò è reso possibile da vari strumenti software con i quali, ad esempio, è possibile creare diagrammi di flusso, swimlanes o catene di processi guidati dagli eventi (EPC). Gli standard comuni nella gestione dei flussi di lavoro sono anche lo Unified Modelling Language (UML) e il Business Process Model and Notation (BPMN).
Come si crea un workflow?
Per creare i flussi di lavoro, è necessario che in azienda siano soddisfatti alcuni prerequisiti organizzativi. Il prerequisito fondamentale è l’esistenza di una panoramica di tutti i processi dell’azienda. Inoltre, i singoli processi aziendali devono essere modellati (“Chi fa cosa e quando?”). Su questa base, è poi possibile modellare i workflows. In questa fase si definiscono i sistemi che supportano tecnicamente il rispettivo processo aziendale. Inoltre, il processo viene scomposto nelle sue fasi più piccole possibili, fino a poterle automatizzare. Quindi i flussi di lavoro possono essere “attivati”. Questo compito viene svolto da un cosiddetto motore di workflow, che è il cuore di ogni sistema di gestione dei flussi di lavoro.
Quali sono i vantaggi dei workflows?
La creazione di flussi di lavoro richiede un certo impegno. Inoltre, le aziende devono prima implementare un software di gestione workflow. Tuttavia, questo investimento è giustificato in molti casi, poiché l’automazione dei processi aziendali può generare un notevole valore aggiunto. Riduce il carico di lavoro e il tempo, minimizza gli errori, garantisce l’efficienza e abbassa i costi. Inoltre, i dipendenti vengono sollevati da un lavoro sgradevole e possono dedicarsi a compiti più importanti, ad esempio ad attività creative e di valore aggiunto. Infine, aumenta la trasparenza dei processi. Infatti, tutti i soggetti coinvolti possono vedere lo stato attuale di un determinato processo.
In sintesi, i flussi di lavoro offrono il seguente valore aggiunto:
- Tempi di esecuzione dei processi più brevi
- Riduzione del tasso di errore
- Aumento della trasparenza
- Minore necessità di coordinamento
- Maggiore produttività ed efficienza
- Accesso più rapido alle informazioni e ai documenti relativi alle transazioni
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