ERP significato
ERP è l’acronimo di Enterprise Resource Planning ed è un concetto di organizzazione completo per la pianificazione, la gestione e il monitoraggio delle risorse di un’azienda. Tra cui ci sono ad esempio il personale, il capitale, le merci, le macchine e la capacità produttiva. L’ERP semplifica dunque i processi business, abbracciando anche temi come risorse umane, fatturazione elettronica e business intelligence.
Tabella dei Contenuti
Che cos’è ERP?
L’Enterprise Resource Planning comprende, oltre alla pianificazione, anche le seguenti tipologie di attività aziendali:
- amministrative
- di pianificazione
- di monitoraggio
I continui cambiamenti che si verificano sul mercato e la necessità di adeguarsi ad essi, sono uno dei principali motivi che rendono necessaria una strategia ERP completa in azienda.
Alcune reazioni tipiche:
✔ Razionalizzare tutti i reparti aziendali, con l’obiettivo di abbassare i costi e aumentare le prestazioni
✔ Concentrarsi sulle competenze chiave
✔ Rapida capacità di adattamento ai cambiamenti della struttura aziendale, ad es. con:
- Progetti di riorganizzazione e organizzazione ex-novo
- Spin off
- Esternalizzazione all’estero
- Fusioni
Per compiere rapidamente queste azioni, l’uso di un software gestionale ERP aziendale è di grande importanza. Questi sistemi si concentrano infatti soprattutto sull’ottimizzazione e il supporto dei processi business e aziendali. Portando gli obiettivi della strategia ERP aziendale a un livello avanzato. Considerata la stretta sinergia tra strategia ERP e sistema applicativo IT, il concetto ERP viene spesso utilizzato anche insieme a sistemi applicativi di questo tipo.
Un software ERP è formato da:
Come si è sviluppato il concetto di sistema ERP?
- PPS (Pianificazione e gestione della produzione)
- CAD (Computer Aided Design)
- CAQ (Computer Aided Quality)
- CAM (Computer Aided Manufacturing)
Quali sono le funzionalità e gli usi dei sistemi ERP?
I sistemi ERP sono uno dei fattori chiave del successo di un’azienda, perché consentono di aumentare sensibilmente le prestazioni, riducendo al contempo i costi di processo.
Componenti funzionali di un sistema applicativo ERP
| Moduli di programma per l’economia aziendale | Supportano funzioni/processi aziendali. |
| Sistemi utente e accesso | Il sistema applicativo ERP viene gestito in un centro dati. L’installazione del software, il funzionamento e la manutenzione non rientrano nelle competenze dell’azienda né del centro dati. |
| Customizing Tool | Questo tool adatta le soluzioni ERP alle esigenze dell’azienda. |
| Sistema di sviluppo | Questi sistemi creano estensioni del programma personalizzate e moduli per la gestione di estensioni specifiche del cliente. |
| Strumenti di fatturazione | Questi strumenti servono ad usare i moduli del software. |
| Componenti multi-tenant | Consentono di servire più clienti sullo stesso sistema. L’accesso ai dati fra clienti diversi viene naturalmente impedito. |
| Banca dati | È una memoria fissa di dati e viene usata per lo scambio di dati. |
| Sistemi di documentazione tecnica e di orientamento al cliente | Classificano, archiviano e registrano documenti. |
| Solution Management Tool | Questi tool servono all’installazione, introduzione, manutenzione e service dei software applicativi. |
| Meccanismi di internazionalizzazione | Vengono usati per il multilinguismo, le unità di misura e di tempo e per le valute. |
| Test tool | I test tool servono per valutare le estensioni del programma. |
Gli strumenti compresi nella versione standard dei sistemi ERP dipendono dal fornitore. Di seguito vengono illustrate nel dettaglio alcune importanti funzionalità.
Moduli di moderni sistemi ERP:
- Gestione merci (approvvigionamento, gestione magazzino e trasporto interno all’azienda)
- Vendite
- Produzione
- Assistenza
- Montaggio
- Contabilità (contabilità finanziaria, gestione delle immobilizzazioni)
- Personale
- Sistema di pianificazione e informazione (DataWarehouse, funzioni BI)
Queste funzioni sono di norma integrate da applicazioni Office (calendario, pianificazione appuntamenti, calcolo testi e tabelle) o funzioni di gestione dei documenti. Queste funzioni possono già delineare un sistema ERP. Tuttavia il concetto di sistema ERP deve essere definito a un livello di astrazione superiore. Nella letteratura e nella prassi, i sistemi vengono descritti in modo diverso a seconda dell’obiettivo della pubblicazione o del gruppo target.
- Ottimizzazione dei processi
- Maggiore flessibilità
- Maggiore produttività dei dipendenti
- Capacità di integrare ambiti aziendali
- Informazioni migliorate
- Migliore qualità dei dati
- Soddisfazione dei dipendenti
- Risparmio di tempo
Quali forme di integrazione dei sistemi ERP esistono?
Una delle caratteristiche dei sistemi di Enterprise Resource Planning è l’integrazione. In generale, integrazione significa la sinergia tra singoli componenti, per formare un sistema complessivo coerente.
La caratteristica principale dell’integrazione è che una modifica in una delle sue parti può influire sulle parti a valle. Per questo è importante considerare, in tutte le attività, modifiche e inserimenti, i possibili effetti sull’intero sistema. Oggetti che possono essere integrati, sono ad es.
| Integrazione di dati | L’integrazione di dati consente l’uso simultaneo degli stessi dati in tutte le parti del programma del sistema ERP integrato. Tecnicamente è possibile grazie a una banca dati che costituisce la base del sistema ERP. |
| Integrazione delle funzioni | L’integrazione delle funzioni significa invece che tutte le funzioni del programma agiscono insieme durante il processo aziendale e, nel migliore dei casi, possono essere riunite in un unico processo grazie a un modelling tool. Questo dovrebbe corrispondere a un’architettura del sistema ERP orientata all’assistenza. |
| Integrazione verticale | Se le funzioni del programma si attivano in sequenza, si parla di integrazione verticale. |
| Integrazione orizzontale | Se le funzioni del programma si sovrappongono, si parla di integrazione orizzontale. |
| Integrazione di media | L’integrazione di media consente di riprodurre nel sistema ERP testi, immagini, video e audio. |
| Integrazione interna aziendale | Per l’integrazione interna aziendale, i sistemi applicativi aziendali devono lavorare insieme. La realizzazione tecnica avviene con il sistema ERP stesso oppure uscendo dai suoi confini: Web Services, Sistemi di integrazione (sistemi EAI), Interfacce appositamente programmate |
| Integrazione esterna all’azienda | Sta tuttavia diventando sempre più importante l’integrazione esterna all’azienda, poiché un processo aziendale non termina di norma entro i confini dall’azienda. È possibile quindi ad esempio integrare nel proprio sistema ERP i sistemi/funzioni ERP di clienti e fornitori. |
Che cos’è un sistema ERP cloud?
Un’azienda oggi non deve soltanto decidere quale pacchetto software sia il più adatto alle proprie esigenze, ma anche in quale modello operativo debba essere usato un software ERP applicativo. Sono sempre più apprezzate le soluzioni ERP cloud.
Il software e l’hardware vengono messi a disposizione da un cloud provider a un prezzo fisso per utente. Il sistema viene richiamato da browser, come una pagina internet. Tutta l’infrastruttura IT viene fornita quindi dal provider. Grazie a certificazioni di sicurezza, come lo standard ISO 27001, vengono garantiti elevati standard di sicurezza.
I sistemi ERP cloud comportano molti vantaggi:
- Aggiornamenti automatici e gratuiti
- Nessuna spesa di manutenzione
- Alleggerimento del carico di lavoro del personale IT
- Misure di sicurezza dei dati e backup
- Accesso da qualsiasi luogo e dispositivo
- Resilienza
Quali sono i vantaggi e gli svantaggi dei sistemi ERP?
I sistemi applicativi ERP integrati hanno il compito di supportare vari gruppi di utenti di un’azienda in qualità di incaricati (ad es. contabili, addetti acquisti, addetti vendite, pianificazione) e di decisori (dirigenti, capi reparto, team leader) nello svolgimento delle loro attività.
I sistemi ERP devono inoltre supportare i processi aziendali operativi. I sistemi ERP non supportano soltanto i processi aziendali, ma servono anche a garantire un costante miglioramento e offrire possibilità innovative di cambiamento.
Inoltre i sistemi ERP insegnano ai dipendenti a ragionare per processi e li aiutano ad andare oltre i confini del proprio reparto. I sistemi ERP sono quindi strumenti di supporto e configurazione dei processi che vengono utilizzati per
✔ Introdurre l’orientamento ai processi
✔ Ottimizzare i processi
✔ Modificare la suddivisione del lavoro all’interno dell’azienda
I sistemi ERP devono essere integrati nell’organizzazione aziendale, in modo tale da trasformare un sistema applicativo ERP in un sistema informativo aziendale.
Per definizione, i sistemi applicativi ERP comprendono programmi e dati operativi. Un sistema informativo è composto dal sistema applicativo ERP ed è radicato nell’azienda a livello organizzativo e di personale. Molto importante in questo rapporto è che i sistemi ERP siano accettati dai dirigenti e dai dipendenti.
I vantaggi dei sistemi ERP come sistema informativo
- Riduzione dei tempi di processo
- Automatizzazione di processi o fasi del processo
- Creazione di interfacce organizzative e tecniche
- Riduzione dei costi di processo
- Realizzazione di un rilevamento dei dati affidabile e/o automatizzato
- Supporto dell’orientamento ai processi in azienda
- Riduzione della suddivisione del lavoro grazie all’accorpamento di attività
- Non ci sono dati ridondanti
- Riduzione delle interfacce tra persone e reparti
- Miglioramento della qualità e dell’utilità delle informazioni in azienda
Svantaggi tipici dei sistemi ERP
- Dipendenza dal produttore del software
- Sforzi aggiuntivi dati dalla complessità del sistema
- I singoli componenti non sono necessariamente una soluzione best-of-breed, il che comporta dei compromessi in termini di comfort, velocità e funzionalità.
- Guasti nel sistema possono incidere negativamente su vari dati e aree funzionali
- Spese per formazione, customizing e manutenzione dei complessi sistemi applicativi ERP
- Spese di integrazione di sistemi di terzi
La completezza, la complessità delle funzioni e la loro integrazione costituiscono quindi un rischio, ma anche una grande opportunità per l’azienda.