ERP significato
ERP è l’acronimo di “Enterprise Resource Planning” ed è un concetto che racchiude in toto la pianificazione, la gestione e il monitoraggio delle risorse di un’azienda. A ciò appartiene ad esempio il personale, il capitale, le merci, le macchine e la capacità produttiva. L’ERP semplifica dunque i processi aziendali, abbracciando anche temi come risorse umane, fatturazione, contabilità e BI.
Un software ERP è una soluzione che può essere utilizzata in diverse aziende per pianificare e automatizzare i processi aziendali. Diverse aree come gli acquisti, la produzione, le vendite, magazzino, ecc. sono collegate tra loro attraverso un database, che facilita la gestione delle risorse operative.
ERP: cos'è?
L’Enterprise Resource Planning comprende, oltre alla pianificazione, anche le seguenti tipologie di attività aziendali:
- amministrative
- di pianificazione
- di monitoraggio
I continui cambiamenti che si verificano sul mercato e la necessità di adeguarsi ad essi, sono uno dei principali motivi che rendono necessaria una strategia ERP completa in azienda.
Alcune conseguenze tipiche:
✔ Razionalizzare tutti i reparti aziendali, con l’obiettivo di abbassare i costi e aumentare le prestazioni
✔ Concentrarsi sulle competenze chiave
✔ Rapida capacità di adattamento ai cambiamenti della struttura aziendale, ad es. con:
- Progetti di riorganizzazione e organizzazione ex-novo
- Spin off
- Esternalizzazione all’estero
- Fusioni
Per compiere rapidamente queste azioni, l’uso di un software gestionale ERP aziendale è di grande importanza. Questi programmi si concentrano infatti soprattutto sull’ottimizzazione e il supporto dei processi business e aziendali, portando gli obiettivi della suddetta strategia aziendale a un livello avanzato. Considerata la stretta sinergia tra strategia ERP e sistema applicativo IT, il concetto ERP viene spesso utilizzato anche insieme a sistemi applicativi di questo tipo.
Un software ERP è formato da:
Come si è sviluppato il concetto di sistema ERP?
I gestionali ERP sono soluzioni software utilizzate in varie aziende per la pianificazione, la gestione e il supporto dei processi aziendali. Diversi reparti, come ad esempio approvvigionamento, produzione, vendite, gestione patrimoniale aziendale, ecc., vengono collegati in rete tramite database. Ciò facilita la gestione delle risorse aziendali.
Per capire i gestionali ERP, può essere utile anche conoscere la storia dello sviluppo di questi sistemi. I precursori delle soluzioni ERP moderne sono i sistemi MRP (Material Ressourcen Planung, anni ‘70) e i sistemi MRP II (anni ‘80) per la pianificazione dei fabbisogni di materiali.
Negli anni ‘90 nasce il concetto di CIM (Computer Integrated Manufacturing) che collega funzioni commerciali e tecniche nell’industria. Il concetto CIM riunisce sistemi come:
- PPS (Pianificazione e gestione della produzione)
- CAD (Computer Aided Design)
- CAQ (Computer Aided Quality)
- CAM (Computer Aided Manufacturing)
Parallelamente si sviluppò il concetto di ERP (Gartner), che si concentrava prettamente sull’integrazione di sistemi commerciali (logistica, contabilità, gestione del personale). Era ormai chiaro che la tecnologia informatica moderna poteva fornire un valido supporto in tutti i reparti aziendali. Lo sviluppo successivo degli ERP viene spesso oggi riassunto nel concetto di ERP II ovvero ERP business suite.
Quali sono le funzionalità e gli usi dei sistemi ERP?
L’ERP è uno dei fattori chiave del successo di un’azienda, perché consente di aumentare sensibilmente le prestazioni, riducendo al contempo i costi di processo.
Componenti funzionali di un sistema applicativo ERP
| Moduli di programma per l’economia aziendale | Supportano funzioni/processi aziendali. |
| Sistemi utente e accesso | L'applicativo ERP viene gestito in un centro dati. L’installazione del software, il funzionamento e la manutenzione non rientrano nelle competenze dell’azienda né del centro dati. |
| Customizing Tool | Questo tool adatta le soluzioni ERP alle esigenze dell’azienda. |
| Sviluppo e implementazioni | Questi sistemi creano estensioni del programma personalizzate e moduli per la gestione di estensioni specifiche del cliente. |
| Strumenti di fatturazione | Questi strumenti servono ad usare i moduli del software. |
| Componenti multi-tenant | Consentono di servire più clienti sullo stesso sistema. L’accesso ai dati fra clienti diversi viene naturalmente impedito. |
| Banca dati | È una memoria fissa di dati e viene usata per lo scambio di dati. |
| Sistemi di documentazione tecnica e di orientamento al cliente | Classificano, archiviano e registrano documenti. |
| Solution Management Tool | Questi tool servono all’installazione, introduzione, manutenzione e service dei software applicativi. |
| Meccanismi di internazionalizzazione | Vengono usati per il multilinguismo, le unità di misura e di tempo e per le valute. |
| Test tool | I test tool servono per valutare le estensioni del programma. |
Gli strumenti compresi nella versione standard degli ERP dipendono dal fornitore. Di seguito vengono illustrate nel dettaglio alcune importanti funzionalità.
Moduli dei moderni ERP:
- Gestione merci (approvvigionamento, gestione magazzino e trasporto interno all’azienda)
- Vendite
- Produzione
- Assistenza
- Montaggio
- Contabilità (contabilità finanziaria, gestione delle immobilizzazioni)
- Personale
- Sistema di pianificazione e informazione (Data Warehouse, funzioni Business Intelligence)
Queste funzioni sono di norma integrate da applicazioni Office (calendario, pianificazione appuntamenti, calcolo testi e tabelle) o funzioni di gestione dei documenti. Queste funzioni possono già delineare un sistema ERP. Tuttavia il concetto di ERP deve essere definito a un livello di astrazione superiore. Nella letteratura e nella prassi vengono descritti in modo diverso a seconda dell’obiettivo della pubblicazione o del gruppo target.
- Ottimizzazione dei processi
- Maggiore flessibilità
- Maggiore produttività dei dipendenti
- Capacità di integrare ambiti aziendali
- Informazioni migliorate
- Migliore qualità dei dati
- Soddisfazione dei dipendenti
- Risparmio di tempo
Quali forme di integrazione degli ERP esistono?
Una delle caratteristiche dei sistemi di Enterprise Resource Planning è l’integrazione. In generale, integrazione significa la sinergia tra singoli componenti, per formare un sistema complessivo coerente.
La caratteristica principale dell’integrazione è che una modifica in una delle sue parti può influire sulle parti a valle. Per questo è importante considerare, in tutte le attività, modifiche e inserimenti, i possibili effetti sull’intero sistema. Oggetti che possono essere integrati, sono ad es.
| Integrazione di dati | L’integrazione di dati consente l’uso simultaneo degli stessi dati in tutte le parti del programma del sistema ERP integrato. Tecnicamente è possibile grazie a una banca dati che costituisce la base del sistema ERP. |
| Integrazione delle funzioni | L’integrazione delle funzioni significa invece che tutte le funzioni del programma agiscono insieme durante il processo aziendale e, nel migliore dei casi, possono essere riunite in un unico processo grazie a un modelling tool. Questo dovrebbe corrispondere a un’architettura del sistema ERP orientata all’assistenza. |
| Integrazione verticale | Se le funzioni del programma si attivano in sequenza, si parla di integrazione verticale. |
| Integrazione orizzontale | Se le funzioni del programma si sovrappongono, si parla di integrazione orizzontale. |
| Integrazione di media | L’integrazione di media consente di riprodurre nell'interfaccia ERP testi, immagini, video e audio. |
| Integrazione interna aziendale | Per l’integrazione interna aziendale, i sistemi applicativi aziendali devono lavorare insieme. La realizzazione tecnica avviene con l'ERP stesso oppure uscendo dai suoi confini: Web Services, Sistemi di integrazione (sistemi EAI), Interfacce appositamente programmate |
| Integrazione esterna all’azienda | Sta tuttavia diventando sempre più importante l’integrazione esterna all’azienda, poiché un processo aziendale non termina di norma entro i confini dall’azienda. È possibile quindi ad esempio integrare nel proprio ERP le funzioni di clienti e fornitori. |
Che cos’è una soluzione ERP in cloud?
Un’azienda oggi non deve soltanto decidere quale pacchetto sia il più adatto alle proprie esigenze, ma anche in quale modello operativo debba essere usato un ERP. Sempre più apprezzate sono le soluzioni ERP in cloud.
Il software e l’hardware vengono messi a disposizione da un cloud provider a un prezzo fisso per utente. Il sistema viene richiamato da browser, come una pagina internet. Tutta l’infrastruttura IT viene fornita quindi dal provider. Grazie a certificazioni di sicurezza, come lo standard ISO 27001, vengono garantiti elevati standard di sicurezza.
Gli ERP cloud portano con sè notevoli vantaggi:
- Aggiornamenti automatici e gratuiti
- Nessuna spesa di manutenzione
- Alleggerimento del carico di lavoro del personale IT
- Misure di sicurezza dei dati e backup
- Accesso da qualsiasi luogo e dispositivo
- Sicurezza in caso di errori
Quali sono i vantaggi e gli svantaggi dei sistemi ERP?
Gli applicativi ERP integrati hanno il compito di supportare vari gruppi di utenti di un’azienda in qualità di incaricati (ad es. contabili, addetti acquisti, addetti vendite, pianificazione) e di decision maker (dirigenti, capi reparto, team leader) nello svolgimento delle loro attività.
Le soluzioni ERP devono inoltre supportare i processi aziendali operativi. Essi non supportano soltanto i processi aziendali, ma servono anche a garantire un costante miglioramento e offrire possibilità innovative di cambiamento.
Inoltre un ERP insegna ai dipendenti a ragionare per processi e li aiuta ad andare oltre i confini del proprio reparto: sono quindi strumenti di supporto e configurazione dei processi che vengono utilizzati per
✔ Introdurre l’orientamento ai processi
✔ Ottimizzare i processi
✔ Modificare la suddivisione del lavoro all’interno dell’azienda
I sistemi ERP devono essere integrati in azienda, in modo tale da trasformare un ERP in un sistema informativo aziendale.
Per definizione, gli applicativi ERP comprendono programmi e dati operativi. Un sistema informativo è composto dal sistema applicativo ERP ed è radicato nell’azienda a livello organizzativo e di personale. Molto importante in questo rapporto è che i sistemi ERP siano accettati dai dirigenti e dai dipendenti.
I vantaggi dei sistemi ERP come sistema informativo
- Riduzione dei tempi di processo
- Automatizzazione di processi o fasi del processo
- Creazione di interfacce organizzative e tecniche
- Riduzione dei costi di processo
- Realizzazione di un rilevamento dei dati affidabile e/o automatizzato
- Supporto dell’orientamento ai processi in azienda
- Riduzione della suddivisione del lavoro grazie all’accorpamento di attività
- Non ci sono dati ridondanti
- Riduzione delle interfacce tra persone e reparti
- Miglioramento della qualità e dell’utilità delle informazioni in azienda
Svantaggi tipici dei sistemi ERP
- Dipendenza dal produttore del software
- Sforzi aggiuntivi dati dalla complessità del sistema
- I singoli componenti non sono necessariamente una soluzione best-of-breed, il che comporta dei compromessi in termini di comfort, velocità e funzionalità.
- Guasti nel sistema possono incidere negativamente su vari dati e aree funzionali
- Spese per formazione, customizing e manutenzione dei complessi sistemi applicativi ERP
- Spese di integrazione di sistemi di terzi
La completezza, la complessità delle funzioni e la loro integrazione costituiscono quindi un rischio, ma anche una grande opportunità per l’azienda.
I vantaggi di collegare l’ERP al tuo e-commerce
In generale, il collegamento tra l’e-commerce e l’ERP permette di migliorare l’efficienza e la produttività dell’azienda, semplificando la gestione delle attività quotidiane e aumentando la soddisfazione dei clienti.
Di seguito alcune valide ragioni per cui dovresti collegare il tuo E-shop ad un gestionale ERP per e-commerce
- Automatizzazione del processo di gestione degli ordini, dal pagamento alla spedizione della merce
- Riduzione degli errori umani, grazie all’automatizzazione di svariate attività
- Miglioramento della gestione del magazzino, grazie alla sincronizzazione delle informazioni tra l’e-commerce e l’ERP
- Ottimizzazione della gestione delle scorte e del riordino della merce, grazie alla conoscenza in tempo reale del livello di giacenze
- Possibilità di gestire più canali di vendita contemporaneamente, integrando l’e-commerce con i marketplace o le vendite B2B
- Accesso ai dati e alle analisi sulle vendite, che permettono di prendere decisioni informate sulla strategia di marketing e di vendita
- Miglioramento dell’esperienza del cliente, grazie alla riduzione dei tempi di evasione dell’ordine e all’aumento della precisione nelle consegne
- Possibilità di effettuare il monitoraggio dei resi e delle sostituzioni, gestendo in modo efficiente il processo di assistenza post-vendita.