Che cos’è l’ERP?

ERP è l’acronimo di Enterprise Resource Planning ed è un concetto di organizzazione completo per la pianificazione, la gestione e il monitoraggio delle risorse di un’azienda. Tra cui ci sono ad esempio il personale, il capitale, le merci, le macchine e la capacità produttiva. L’ERP semplifica dunque i processi business, abbracciando anche temi come risorse umane, fatturazione elettronica e business intelligence.

weclapp Logo

Il sistema ERP dell’anno 2021

Gratis per 30 giorni. Disdetta automatica.

Tabella dei Contenuti

Che cosa significa ERP?

L’Enterprise Resource Planning comprende, oltre alla pianificazione, anche le seguenti tipologie di attività aziendali:

  • amministrative
  • di pianificazione
  • di monitoraggio

I continui cambiamenti che si verificano sul mercato e la necessità di adeguarsi ad essi, sono uno dei principali motivi che rendono necessaria una strategia ERP completa in azienda.

Alcune reazioni tipiche:

Razionalizzare tutti i reparti aziendali, con l’obiettivo di abbassare i costi e aumentare le prestazioni

Concentrarsi sulle competenze chiave

Rapida capacità di adattamento ai cambiamenti della struttura aziendale, ad es. con:

  • Progetti di riorganizzazione e organizzazione ex-novo
  • Spin off
  • Esternalizzazione all’estero
  • Fusioni

Per compiere rapidamente queste azioni, l’uso di un ERP software gestionale aziendale è di grande importanza. Questi sistemi si concentrano infatti soprattutto sull’ottimizzazione e il supporto dei processi business e aziendali. Portando gli obiettivi della strategia ERP aziendale a un livello avanzato. Considerata la stretta sinergia tra strategia ERP e sistema applicativo IT, il concetto ERP viene spesso utilizzato anche insieme a sistemi applicativi di questo tipo.

Un software ERP è formato da:

Com'è formato un sistema erp

Come si è sviluppato il concetto di sistema ERP?

I sistemi ERP sono soluzioni software utilizzate in varie aziende per la pianificazione, la gestione e il supporto dei processi aziendali. Diversi reparti, come ad esempio approvvigionamento, produzione, vendite, gestione patrimoniale aziendale, ecc., vengono collegati in rete tramite database. Ciò facilita la gestione delle risorse aziendali.

Per capire un sistema ERP, può essere utile anche conoscere la storia dello sviluppo di questi sistemi. I precursori delle soluzioni ERP moderne sono i sistemi MRP (Material Ressourcen Planung, anni ‘70) e i sistemi MRP II (anni ‘80) per la pianificazione dei fabbisogni di materiali.

Negli anni ‘90 nasce il concetto di CIM (Computer Integrated Manufacturing) che collega funzioni commerciali e tecniche nell’industria. Il concetto CIM riunisce sistemi come:

  • PPS (Pianificazione e gestione della produzione)
  • CAD (Computer Aided Design)
  • CAQ (Computer Aided Quality)
  • CAM (Computer Aided Manufacturing)

Parallelamente si sviluppò il concetto di ERP (Gartner), che si concentrava prettamente sull’integrazione di sistemi commerciali (logistica, contabilità, gestione del personale). Era ormai chiaro che la tecnologia informatica moderna poteva fornire un valido supporto in tutti i reparti aziendali. Lo sviluppo successivo dei sistemi ERP viene spesso oggi riassunto nel concetto di ERP II ovvero ERP business suite.

Quali sono le funzionalità e gli usi di un sistema ERP?

I sistemi ERP sono uno dei fattori chiave del successo di un’azienda, perché consentono di aumentare sensibilmente le prestazioni, riducendo al contempo i costi di processo.

Componenti funzionali di un sistema applicativo ERP
Moduli di programma per l’economia aziendale Supportano funzioni/processi aziendali.
Sistemi utente e accesso Il sistema applicativo ERP viene gestito in un centro dati. L’installazione del software, il funzionamento e la manutenzione non rientrano nelle competenze dell’azienda né del centro dati.
Customizing Tool Questo tool adatta le soluzioni ERP alle esigenze dell’azienda.
Sistema di sviluppo Questi sistemi creano estensioni del programma personalizzate e moduli per la gestione di estensioni specifiche del cliente.
Strumenti di fatturazione Questi strumenti servono ad usare i moduli del software.
Componenti multi-tenant Consentono di servire più clienti sullo stesso sistema. L’accesso ai dati fra clienti diversi viene naturalmente impedito.
Banca dati È una memoria fissa di dati e viene usata per lo scambio di dati.
Sistemi di documentazione tecnica e di orientamento al cliente Classificano, archiviano e registrano documenti.
Solution Management Tool Questi tool servono all’installazione, introduzione, manutenzione e service dei software applicativi.
Meccanismi di internazionalizzazione Vengono usati per il multilinguismo, le unità di misura e di tempo e per le valute.
Test tool I test tool servono per valutare le estensioni del programma.

Gli strumenti compresi nella versione standard del sistema ERP dipendono dal fornitore. Di seguito vengono illustrate nel dettaglio alcune importanti funzionalità.

Componenti funzionali di un sistema applicativo ERP

Moduli di moderni sistemi ERP:

  • Gestione merci (approvvigionamento, gestione magazzino e trasporto interno all’azienda)
  • Vendite
  • Produzione
  • Assistenza
  • Montaggio
  • Contabilità (contabilità finanziaria, gestione delle immobilizzazioni)
  • Personale
  • Sistema di pianificazione e informazione (DataWarehouse, funzioni BI)

Queste funzioni sono di norma integrate da applicazioni Office (calendario, pianificazione appuntamenti, calcolo testi e tabelle) o funzioni di gestione dei documenti. Queste funzioni possono già delineare un sistema ERP. Tuttavia il concetto di sistema ERP deve essere definito a un livello di astrazione superiore. Nella letteratura e nella prassi, i sistemi vengono descritti in modo diverso a seconda dell’obiettivo della pubblicazione o del gruppo target.

Uso
  • Ottimizzazione dei processi
  • Maggiore flessibilità
  • Maggiore produttività dei dipendenti
  • Capacità di integrare ambiti aziendali
  • Informazioni migliorate
  • Migliore qualità dei dati
  • Soddisfazione dei dipendenti
  • Risparmio di tempo

Quali forme di integrazione di un sistema ERP esistono?

Una delle caratteristiche dei sistemi di Enterprise Resource Planning è l’integrazione. In generale, integrazione significa la sinergia tra singoli componenti, per formare un sistema complessivo coerente.

La caratteristica principale dell’integrazione è che una modifica in una delle sue parti può influire sulle parti a valle. Per questo è importante considerare, in tutte le attività, modifiche e inserimenti, i possibili effetti sull’intero sistema. Oggetti che possono essere integrati, sono ad es.

Dati
Funzioni di un programma
Media
Vari tipi di integrazione
Integrazione di dati L’integrazione di dati consente l’uso simultaneo degli stessi dati in tutte le parti del programma del sistema ERP integrato. Tecnicamente è possibile grazie a una banca dati che costituisce la base del sistema ERP.
Integrazione delle funzioni L’integrazione delle funzioni significa invece che tutte le funzioni del programma agiscono insieme durante il processo aziendale e, nel migliore dei casi, possono essere riunite in un unico processo grazie a un modelling tool. Questo dovrebbe corrispondere a un’architettura del sistema ERP orientata all’assistenza.
Integrazione verticale Se le funzioni del programma si attivano in sequenza, si parla di integrazione verticale.
Integrazione orizzontale Se le funzioni del programma si sovrappongono, si parla di integrazione orizzontale.
Integrazione di media L’integrazione di media consente di riprodurre nel sistema ERP testi, immagini, video e audio.
Integrazione interna aziendale Per l’integrazione interna aziendale, i sistemi applicativi aziendali devono lavorare insieme. La realizzazione tecnica avviene con il sistema ERP stesso oppure uscendo dai suoi confini: Web Services, Sistemi di integrazione (sistemi EAI), Interfacce appositamente programmate
Integrazione esterna all’azienda Sta tuttavia diventando sempre più importante l’integrazione esterna all’azienda, poiché un processo aziendale non termina di norma entro i confini dall’azienda. È possibile quindi ad esempio integrare nel proprio sistema ERP i sistemi/funzioni ERP di clienti e fornitori.

Che cos’è un sistema ERP cloud?

Un’azienda oggi non deve soltanto decidere quale pacchetto software sia il più adatto alle proprie esigenze, ma anche in quale modello operativo debba essere usato un software ERP applicativo. Sono sempre più apprezzate le soluzioni ERP cloud.

Il software e l’hardware vengono messi a disposizione da un cloud provider a un prezzo fisso per utente. Il sistema viene richiamato da browser, come una pagina internet. Tutta l’infrastruttura IT viene fornita quindi dal provider. Grazie a certificazioni di sicurezza, come lo standard ISO 27001, vengono garantiti elevati standard di sicurezza.

I sistemi ERP cloud comportano molti vantaggi:

  • Aggiornamenti automatici e gratuiti
  • Nessuna spesa di manutenzione
  • Alleggerimento del carico di lavoro del personale IT
  • Misure di sicurezza dei dati e backup
  • Accesso da qualsiasi luogo e dispositivo
  • Resilienza

 

Quali sono i vantaggi e gli svantaggi di un sistema ERP?

I sistemi applicativi ERP integrati hanno il compito di supportare vari gruppi di utenti di un’azienda in qualità di incaricati (ad es. contabili, addetti acquisti, addetti vendite, pianificazione) e di decisori (dirigenti, capi reparto, team leader) nello svolgimento delle loro attività.

I sistemi ERP devono inoltre supportare i processi aziendali operativi. I sistemi ERP non supportano soltanto i processi aziendali, ma servono anche a garantire un costante miglioramento e offrire possibilità innovative di cambiamento.

Inoltre i sistemi ERP insegnano ai dipendenti a ragionare per processi e li aiutano ad andare oltre i confini del proprio reparto. I sistemi ERP sono quindi strumenti di supporto e configurazione dei processi che vengono utilizzati per

Introdurre l’orientamento ai processi

Ottimizzare i processi

Modificare la suddivisione del lavoro all’interno dell’azienda

I sistemi ERP devono essere integrati nell’organizzazione aziendale, in modo tale da trasformare un sistema applicativo ERP in un sistema informativo aziendale.

Per definizione, un sistema applicativo ERP comprende programmi e dati operativi. Un sistema informativo è composto dal sistema applicativo ERP ed è radicato nell’azienda a livello organizzativo e di personale. Molto importante in questo rapporto è che il sistema ERP sia accettato dai dirigenti e dai dipendenti.

I vantaggi del sistema ERP come sistema informativo

Svantaggi tipici dei sistemi ERP

La completezza, la complessità delle funzioni e la loro integrazione costituiscono quindi un rischio, ma anche una grande opportunità per l’azienda.